1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Die Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Hope for Children in Kenya e.V.

Andrea Hofmann

Marc-Aurel-Ring 13

61381 Friedrichsdorf

Deutschland

Telefon: 

+49 6172 908 34 85

Email:

info@hfc-kenya.de

3. Kategorien von personenbezogenen Daten

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten vom Hope for Children in Kenya e.V. verarbeitet werden, hängt maßgeblich davon ab, aus welchem Anlass und in welchem Rahmen ein Kontakt oder eine Vertragsbeziehung zu Ihnen entsteht oder besteht. Zu unterscheiden ist z.B. zwischen (Sach-)Spender/innen, Interessent*innen, Mitgliedern und Geschäftspartner/innen nach der DSGVO. Im Rahmen einer (Sach-)Spende, einer Mitgliedschaft, einer Anfrage oder eines sonstigen Vertrages verarbeitet Hope for Children in Kenya e.V. in Abhängigkeit zu der konkreten Beziehung in der Regel folgende Kategorien von Daten:

• Anrede, Name, Vorname, Anschrift, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Geburtsjahr/-datum, Fotos;
• Firmierung ggf. auch bestehend aus Namen, Vornamen, Adresse, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Branche, Schwerpunkte, Ansprechpartner*in im Unternehmen mit Namen, Vornamen, Funktion, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail);
• Zahlungsverkehrs- und -auftragsdaten (z.B. Bankverbindungs-/Kreditkartendaten, Zahlungsaufträge), Bonitäts-Score (Zahlungsverhalten bei Geschäftspartner*innen);
• Auftragshistorie und Umsätze bei Geschäftspartner/innen, Spendenhistorie bei Spender/innen;
• Daten im Rahmen der Führung von Rechtsstreitigkeiten (z.B. zu den Beteiligten, Prozessbevollmächtigten, Gerichten);
• Kampagnenteilnahme und -datum (bei Petitionen);
• Daten des/der Meldenden in möglichen Fallermittlungen im Rahmen unseres Schutzkonzeptes gegen sexualisierte Gewalt am Arbeitsplatz. Dabei kann es sich um folgende Datenkategorien handeln: Adressdaten, Personenstandsdaten, mögliche besondere Kategorien personenbezogener Daten, Beschreibung des Tathergangs.

Sofern es während der Spender- oder Interessentenbetreuung oder einer Geschäftsbeziehung zu unmittelbaren Kontakten mit Ihnen kommt, werden weitere Daten, wie z.B. Informationen über Kontaktkanal, Datum, Anlass und Ergebnis und Kopien des Schriftverkehrs verarbeitet.

4. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Hope for Children in Kenya e.V verarbeitet Ihre vorgenannten personenbezogenen Daten und Kategorien von personenbezogenen Daten zur Erfüllung des jeweiligen Vertrages (z.B. Spende, Mitgliedschaft, sonstige Geschäftsbeziehung) inkl. damit zusammenhängender Informationsbereitstellungen (z.B. mittels der speziellen Rundmails mit wichtigen Informationen) oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. Kontaktanfragen, Informationsbestellungen) mit Ihnen nach Art. 6 (1) b) DSGVO. Für diese Zwecke werden auch Ihre Kontaktdaten z.B. im Rahmen konkreter Informationen und Rückfragen verwendet.

Hope for Children in Kenya e.V. unterliegt zudem diversen gesetzlichen Vorgaben (z.B. Geldwäschegesetz, Steuergesetze) und verarbeitet insoweit Ihre Daten auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben nach Art. 6 (1) c) oder im öffentlichen Interesse nach Art. 6 (1) e) DSGVO. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem

• die Antrags- und Nachweispflichten im Rahmen von Zuwendungen durch öffentliche Stellen;
• die Betrugs- und Geldwäscheprävention;
• die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten und Prüfungsanforderungen;
• die Erfüllung behördlicher und gerichtlicher Weisungen und Anordnungen;
• die Bewertung und Steuerung von Risiken beim Hope for Children in Kenya e.V.;
• sowie die Aufklärung von Meldungen bezogen auf sexualisierte Gewalt am Arbeitsplatz.

Sofern erforderlich verarbeitet Hope for Children in Kenya e.V. Ihre Daten im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 (1) f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen des Hope for Children in Kenya e.V. oder Dritter.

U.a. folgende Datenverarbeitungen basieren auf der Interessensabwägung:

• Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von satzungsgemäßen Aufgaben;
• Kontaktdatenübermittlung zwischen den zuständigen Ansprechpartnern/innen im Hope for Children in Kenya e.V. und den Spender/innen, Mitgliedern oder Geschäftspartner/innen;
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs beim Hope for Children in Kenya e.V.;
• Verhinderung von Straftaten;
• Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen);
• Nutzung des Gäste-WLAN;
• Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken bei Geschäftspartner/innen;
• Kontakte zu Medienvertreter/innen für journalistische, redaktionelle Kontaktpflege und Pressearbeit.

Im Rahmen von Kontaktanfragen und Informationsbestellungen erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 (1) f) DSGVO. Für diese Zwecke werden auch Ihre Kontaktdaten z.B. im Rahmen konkreter Informationen und Rückfragen verwendet.

Ebenfalls im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 (1) f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen des Hope for Children in Kenya e.V. verarbeitet dieser Ihre Daten z.B. auf der Basis der Spendenbeziehung, einer Mitgliedsvereinbarung, bestehender Verträge oder von Anfragen für bedarfsgerechte, an Ihren Interessen orientierte Informationen im Rahmen der vertragsbedingten Zwecke des Hope for Children in Kenya e.V. u.a. nach folgenden Maßgaben:

• postalische (Spenden-)Werbung sofern Sie dieser Verarbeitung nicht widersprochen haben; Sie können dieser werblichen Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 2) widersprechen (s. Ziffer 10.);
• telefonische (Spenden-)Werbung gegenüber Unternehmen im Falle des Vorliegens Ihres mutmaßlichen Einverständnisses hierfür, sofern Sie dieser Verarbeitung nicht widersprochen haben; Sie können dieser werblichen Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 2) widersprechen (s. Ziffer 10.).

Die Interessensabwägung nach Art. 6 Abs.1 f) DSGVO i.V.m. § 23 Abs.1 Nr. 3 KunstUrhG bildet ferner die Rechtsgrundlage für die Erstellung und Verwendung von Foto- und Filmaufnahmen, die auf Veranstaltungen des Hope for Children in Kenya e.V. angefertigt werden. Die Foto- und Filmaufnahmen verarbeitet Hope for Children in Kenya e.V. für Zwecke der Berichterstattung über die Aktivitäten und werden in sozialen Medien, Internet/Webseite, Pressemitteilungen, Newslettern und Print-Broschüren veröffentlicht. Hope for Children in Kenya e.V. hat ein berechtigtes Interesse daran, die Öffentlichkeit über seine satzungsgemäßen Ziele, der Einwerbung von Finanzmitteln für Entwicklungsprojekte sowie die Kampagnenarbeit, zu informieren. Sollten besondere Gründe gegen die Anfertigung von Foto- und Filmaufnahmen, auf denen Sie unter Umständen erkennbar sind, bestehen, sprechen Sie bitte vor Ort die Veranstaltungsleitung oder das Fotografen-/Kamera-Team an.

Hope for Children in Kenya e.V. übermittelt Ihre Daten nicht für werbliche Zwecke an Dritte.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 (1) a) DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.) widerrufen werden. Einwilligungen kön nen u.a. erteilt werden für

• die Übersendung eines des an Ihren Interessen orientierten Hope for Children in Kenya e.V.-Newsletters mit allgemeinen Inhalten an Ihre E-Mail-Adresse;
• die telefonische Werbung im Rahmen der satzungsgemäßen Zwecke des Hope for Children in Kenya e.V.;
• die Anfertigung und Veröffentlichung von Fotos/Videos außerhalb einer Berichterstattung (s.o.), um für Hope for Children in Kenya e.V. zu werben und/oder seine Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zu unterstützen, zum Beispiel in Print- und Onlinemedien (Internet) und in sozialen Netzwerken (Facebook, WhatsApp, Twitter, Instagram, Xing, LinkedIn etc.); die genauen Verwendungszwecke und mögliche Dritte, welche die Fotos/Videos ebenfalls veröffentlichen, sind in der jeweiligen Einwilligungserklärung beschrieben;

5. Empfänger und Kategorien von Empfängern der Daten

Innerhalb des Hope for Children in Kenya e.V. erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch vom Hope for Children in Kenya e.V. eingesetzte Dienstleister können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO beauftragt werden.

Mögliche Empfänger/innen personenbezogener Daten sind hiernach z.B.:

• Kooperationspartner, mit denen gemeinsam Aktionen und Projekte (z.B. Mitmach-Aktionen) online oder mittels Printprodukten durchgeführt werden;
• öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden, Unfallversicherungsträger, Bundeszentralamt für Steuern) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung;
• andere Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute;
• Gerichte und Prozessvertreter/innen im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten;
• Auftragsverarbeiter/innen z.B. für die Mitglieder- und Spendenwerbung, für die Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, die Archivierung, die Belegbearbeitung, Call-Center-Services, Compliance-Services, das Controlling, das Datenscreening nach gesetzlichen Vorgaben, den Druck und Versand von personalisierten Schreiben, den E-Mail-Versand, die Datenvernichtung, von Wirtschaftsprüfungsdienstleistungen und den Zahlungsverkehr;
• weitere Datenempfänger/innen auf der Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung.

Zur Unterstützung der Umsetzung unserer satzungemäßen Aufgaben ist der Austausch auf politischer Ebene mit Organen, Mitgliedern, Fraktionen oder Gruppen des Deutschen Bundestages und gegen-über der Bundesregierung von besonderer Bedeutung. Aus diesem Grunde haben wir uns als Interessensvertreter i.S.d. § 1 des ab dem 01.01.2022 geltenden Lobbyregistergesetzes (LobbyRG) in dem Lobbyregister bei dem Deutschen Bundestag registriert. Nach § 3 Abs. 1 Nr. 7 LobbyRG sind wir verpflichtet, folgende Angaben zu einzelnen Schenkungen Dritter (Spenden) in Stufen von jeweils 10.000 Euro, sofern jeweils ein Betrag von 20.000 Euro oder der Gesamtwert von 20.000 Euro - bezogen auf eine Geberin oder einen Geber - in einem Kalender-jahr überschritten wird, an das Lobbyregister zu übermitteln:

• Name, Firma oder Bezeichnung der Geberin oder des Gebers,
• Wohnort oder Sitz der Geberin oder des Gebers,
• eine kurze Beschreibung der Leistung.

Sofern es sich bei den Gebern (Spendern) um natürliche Personen handelt, werden folgende Daten gem. § 4 Abs. 2 Satz 2 LobbyRG nicht im Lobbyregister veröffentlicht:

• der Wohnort oder Sitz der Geberin oder des Gebers
• der Geburtsname und weitere Vornamen der Geberin oder des Gebers.

Die Eintragungen im Lobbyregister werden maschinenlesbar und mit einer Suchfunktion veröffentlicht.
Die Rechtsgrundlage für die Übermittlung der Daten an das Lobbyregister bildet Art. 6 (1) c) DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 Nr. 7 LobbyRG.

6. Übermittlung von Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation

Datenübermittlungen in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR und (sogenannte Drittstaaten) erfolgen nur, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat, zu denen kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 (III) DSGVO vorliegt, eingesetzt, werden diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch entsprechende Maßnahmen (z.B. Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln) zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

7. Datenerhebung nicht unmittelbar beim Betroffenen

In geringem Umfang erhebt Hope for Children Firmen-Adressdaten (z.B. Firmierung, Anschrift, Ansprechpartner, Kontaktdaten) nicht direkt bei dem/der Betroffenen, z. B. für Unternehmensspenden auf der Grundlage der Interessensabwägung nach Art. 6. (1) f) DSGVO u.a. aus öffentlichen Verzeichnissen (z.B. Telefon-/Branchenverzeichnisse, Handelsregister), aus allgemein zugänglichen Quellen (z.B. Internet) oder von Adressdienstleistern. Dieser werblichen Nutzung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.) widersprechen (s. Ziffer 10.1.).

Im Rahmen der Neuspender/innen-Gewinnung in Bezug auf natürliche Personen beauftragen wir gelegentlich Adressdienstleister. Hierbei kommt das sog. Lettershop-Verfahren zum Einsatz. Hope for Children in Kenya e.V. erhält die Adressen des Adressdienstleisters nicht übermittelt, sondern der Adressdienstleister versendet aus seinem Adressbestand unsere Spendenwerbung direkt über einen Lettershop. Hope for Children in Kenya e.V. erhält erst dann Kenntnis von Ihren Daten, wenn Sie eine Spende an Hope for Children in Kenya e.V. tätigen oder Informationsmaterial bei Hope for Children in Kenya e.V. bestellen. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt dann nach Art. 6 (1) b) oder f) DSGVO.

8. Dauer der Datenspeicherung

Hope for Children in Kenya e.V. verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten sowie auf Basis der Interessensabwägung unter Berücksichtigung der jeweiligen Datenkategorie erforderlich ist. Sind die Daten hierfür nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre – befristete – Weiterverarbeitung ist, z.B. in einem gesonderten Archiv mit eingeschränkten Zugangsberechtigungen, zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (z.B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, Kreditwesengesetz und Geldwäschegesetz mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation für die Dauer von zwei bis zehn Jahren z.B. für Geschäftsbriefe, Verträge, Bestellungen, Rechnungen und Zuwendungsbescheinigungen);
• Erhaltung von Beweismitteln für die Dauer von 30 Jahren nach § 197 BGB z.B. im Rahmen von rechtskräftig festgestellten Ansprüchen, Ansprüchen aus vollstreckbaren Vergleichen oder vollstreckbaren Urkunden;
• Erhaltung von Beweismitteln für die Dauer von 3 Jahren nach § 195 BGB für Nachweiszwecke und eine evtl. erforderliche Klärung gerichtlicher oder außergerichtlicher Ansprüche (z.B. die Korrespondenz im Rahmen der Bearbeitung von Betroffenenrechte).

Speicherung der Daten

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung (i.d.R. nach Abschluss der Veranstaltung) oder nach Ablauf gesetzlicher oder behördlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.

9. Ihre Datenschutzrechte

Folgende Rechte stehen Ihnen als Betroffene/r vom Grundsatz her und, sofern vertragliche und gesetzliche Pflichten dem nicht entgegenstehen, zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) mit den Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG n.F.;
• Recht auf Berichtigung von unrichtigen Daten (Art. 16 DSGVO);
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) mit den Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG n.F.;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Widerspruchsrechte

Es besteht ein einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht (Art. 21 (I) DSGVO) aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben und eine Datenverarbeitung nach Art. 6 (I) e) und Art. 6 (I) f) DSGVO betreffen.
Ferner besteht ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von Daten zu Werbezwecken (Art. 21 (III) DSGVO), das sog. Werbewiderspruchsrecht. Sie können einer werblichen Nutzung Ihrer Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.) widersprechen.

10. Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen einer Vertragsbeziehung (z.B. Ehrenamtsvereinbarung, sonstige Verträge) müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.